Contrat d’Adhésion, Règlement Intérieur et conditions de ventes
Mis à jour le 21/01/2026 Club des Artistes de Montrabé Ce contrat a pour objet de définir les droits et obligations des membres du Club des Artistes de Montrabé dans le cadre de leur participation aux ateliers, stages et activités proposés par l’association. L’adhésion au club implique l’acceptation pleine et entière du présent règlement. 1. Tarifs et modalités de paiement
1.1 Tarifs préférentiels • Un tarif préférentiel est accordé aux résidents de Montrabé, grâce à la subvention de la mairie. • Un tarif préférentiel est également accordé aux enfants, montrabéens ou extérieurs, selon les mêmes modalités. • Les encadrants des ateliers et stages bénéficient de l’adhésion offerte (tarif membre appliqué aux activités sans paiement d’une adhésion). 1.2 Absence de tarif non adhérent Conformément aux conditions de mise à disposition du local par la mairie et aux réglementations nationales d’usage de bien public, les activités organisées à l’Espace Saint-Exupéry sont réservées aux membres de l’association. L’adhésion au Club des Artistes de Montrabé est indispensable afin de : • marquer l’appartenance à un projet associatif, distinct de la simple consommation d’une activité • garantir la couverture assurantielle des participants, seuls les adhérents étant couverts par l’assurance de l’association, • respecter le cadre fiscal et juridique applicable aux associations à but non lucratif, notamment en ce qui concerne la distinction entre activités associatives et activités commerciales.
L’adhésion au club, dont le montant est volontairement modéré, n’a pas vocation à restreindre l’accès aux activités mais à permettre une ouverture large et encadrée dans le respect du cadre associatif. 1.3 Modalités de paiement • Tous les paiements sont à effectuer comptant, sauf pour les ateliers hebdomadaires (paiement possible en 3 fois). • Le paiement en plusieurs fois est possible : ◦ En ligne ◦ Par chèque, sous conditions : ▪ Les 3 chèques doivent être remis le jour de l’inscription. ▪ Ils doivent être tous datés du jour de rédaction, conformément à la réglementation. ▪ Ils seront encaissés en début de chaque trimestre. 2. Accès au local
2.1 Accès et sécurité Les membres et encadrants s’engagent à respecter les règles Vigipirate fixées par la mairie. En particulier : • Les portes du bas doivent rester fermées à clé en dehors des heures de sortie de l’ALAE. • En cas de porte fermée : ◦ L’accès depuis l’extérieur doit se faire en contactant l’encadrant. ◦ La sortie doit se faire en demandant à une personne de refermer derrière. 2.2 Horaires d’accès Sauf accord exceptionnel : • L’accès n’est autorisé que pendant les créneaux des ateliers ou stages auxquels le membre est inscrit. De même, les encadrants ne sont pas autorisés à utiliser le local en dehors des créneaux qui leur sont attribués. • En cas d’enchaînement de créneaux, les membres doivent arriver et partir à l’heure afin de ne pas empiéter sur le créneau précédent/suivant et faciliter la gestion des portes. 3. Gestion des locaux
3.1 Entretien du local Pour préserver sa propreté et par respect pour les ateliers suivants, pensez à : • Nettoyer immédiatement tout liquide renversé. • En fin d’atelier, ramasser vos déchets sur et sous la table. • Passer une éponge si nécessaire. • Passer un coup d’eau dans l’évier après avoir nettoyé votre matériel En quittant les locaux, les membres et intervenants s’engagent à s’assurer de ne pas laisser d’éclairage ou autre appareil électrique allumés et à fermer les fenêtres. 3.2 Clef du local Toute personne à qui une clé du local est confiée par le club s’engage à : • en assurer la garde et signaler immédiatement toute perte ou vol au bureau ainsi qu’au service de la Vie Associativede Montrabé ; • ne jamais prêter, dupliquer ou céder cette clé à un tiers ; • restituer la clé dans un délai maximal de quatorze (14) jours à compter d’une demande de restitution émise par le bureau.
La restitution doit être effectuée directement auprès d’un membre du bureau. 4. Matériel • Les membres doivent utiliser le matériel du club avec soin. • Toute dégradation ou dysfonctionnement doit être signalé. • Les intervenants veillent au respect du matériel lors de leurs ateliers et signalent toute dégradation. • Aucun emprunt de matériel n’est possible sans autorisation écrite du bureau. 4.1 Stockage Des placards peuvent être mis à disposition des ateliers du club, dans la limite de l’espace disponible. Les intervenants s’engagent à n’y stocker que le matériel strictement nécessaire à l’atelier concerné et à ne pas accéder, sans autorisation, au matériel relevant des autres activités. 5. Objets personnels Le club n’est pas responsable des pertes, vols ou dégradations concernant effets personnels, matériel artistique ou œuvres utilisés, mis à disposition d’autrui, ou laissés au local. Il est possible de laisser du matériel uniquement si : • Le propriétaire est identifiable (étiquette). • Il est rangé dans un placard réservé à l’atelier concerné, avec accord de l’encadrant. Aucune ouverture exceptionnelle du local ne sera possible pour récupérer du matériel. Cas des toiles • Avant accrochage, les chants doivent être parfaitement secs pour éviter les traces au mur. • Sinon, la toile peut être déposée sur un chevalet, à condition de ne pas gêner les ateliers suivants. Tout matériel ne respectant pas ces règles pourra être mis en déchèterie afin d’éviter l’accumulation. 6. Solvants, produits chimiques et objets dangereux • Certains produits (white spirit, produits ménagers…) peuvent être mis à disposition. • Les membres doivent respecter strictement les règles d’utilisation. • Le local accueillant des enfants, il est interdit de laisser traîner des objets ou produits dangereux (solvants, cutters, aiguilles…). Un placard fermé dédié sera mis à disposition des membres pour leur stockage. 7. Intervenants Les intervenants du Club des Artistes de Montrabé sont des artistes locaux ou régionaux participant aux activités proposées par l’association. 7.1 Statut des intervenants Ils peuvent intervenir : • à titre bénévole, • ou à titre professionnel, dans le cadre d’un contrat de prestation conclu entre leur structure (entreprise ou auto-entreprise) et l’association.
7.2 Choix des intervenants Les choix des intervenants, l’organisation des activités et leur encadrement relèvent exclusivement du Bureau de l’association, garant du projet associatif ou d’une éventuelle commission constituée pour la tâche. Lorsque les activités se déroulent dans des locaux mis à disposition par la mairie, l’association informe celle-ci de l’identité des intervenants, de leur statut et des créneaux concernés, conformément aux règles applicables à l’utilisation des équipements communaux. Toute forme de travail dissimulé est interdite. 7.3 Assurances des intervenants L’Intervenant(e) doit être couvert(e) par une assurance responsabilité civile professionnelle pour les dommages qu’il/elle pourrait causer à des tiers. 7.4 Rémunération des intervenants Quelque soit le contrat signé, aucun paiement de prestation ne pourra être anticipé avant réalisation ou effectué une prestation non réalisée. En conséquence, un intervenant ne peut être rémunéré que pour les prestations effectivement assurées. Par exception, une séance pourra être considérée comme due lorsque celle-ci n’a pas pu être réalisée du fait d’un membre inscrit mais absent, ou ne disposant pas du matériel requis, sous réserve que l’intervenant ait assuré sa présence et sa prestation. En cas d’arrivée d’un membre en cours d’année, le club ne s’engage à rémunérer l’intervenant pour ce membre que pour les séances auxquelles il a effectivement participé. 8. Activités au local et inscriptions • Toute forme de sous-location est interdite. • Seul le club gère les inscriptions et les listes. • Informer un encadrant ne garantit pas une place : seule l’inscription validée par le bureau fait foi. • Les encadrants peuvent collecter des chèques uniquement à l’ordre du Club des Artistes de Montrabé. Il ne peuvent collecter d’espèces. Ils s’engagent à signaler au bureau tout nouveau membre s’étant présenté en atelier. 9. Ateliers • Les ateliers débutent généralement la première semaine d'octobre et suivent le calendrier scolaire. Leurs créneaux et dates doivent systématiquement être validés par le bureau, garant du planning du local. • Horaires disponibles en début d’année et sur le site internet. • Chaque atelier a un nombre minimum et maximum de participants. 9.1 Moyens d’inscriptions possibles : • via le site internet www.clubdesartistesdemontrabe.fr • par email à clubdesartistesdemontrabe@gmail.com • auprès d’un membre du bureau • sur place
Les nouveaux membres bénéficient d’une séance d’essai gratuite à l’issue de laquelle ils peuvent librement se désister. Les désistements en cours d’année ne sont acceptés qu’en cas de force majeure, à la discrétion du bureau. Le nombre de séances est fixé en début d’année. Toute séance supplémentaire devra faire l’objet d’un accord écrit du bureau. 9.2 Pré inscription : Une pré-inscription à un atelier pour l’année suivante peut être effectuée en fin d’année en cours. Cette pré-inscription est conditionnée à la capacité du club à maintenir l’atelier concerné pour la saison suivante. À défaut de règlement de la cotisation dans un délai d’un mois suivant l’ouverture officielle des inscriptions, la pré-inscription pourra être annulée par le bureau.
9.3 Adhésion en cours d’année Lorsque des places sont disponibles, l’adhésion à un atelier peut être acceptée en cours d’année. Dans ce cas, une facturation au prorata des séances restantes peut être proposée, à l’initiative du bureau, lorsque un nombre significatif de séances a déjà été manqué. Cette adaptation ne sera pas nécessairement possible en paiement en ligne.
9.4 Séances à la carte Pour certains ateliers, il est possible d’opter pour des lots de séances « à la carte » en lieu et place de l’adhésion annuelle. Le coût unitaire de ces séances est nécessairement moins avantageux que celui de l’adhésion annuelle, compte tenu du caractère ponctuel de ce format et des contraintes d’organisation qu’il implique pour l’atelier. L’intervenant est responsable du suivi des séances consommées et s’assure que le nombre de séances achetées ne soit pas dépassé.
9.5 Matériel Certains ateliers nécessitent que les participants disposent de leur propre matériel. Chaque encadrant s’engage à communiquer au club la liste du matériel requis, afin que celle-ci puisse être transmise aux membres avant leur inscription. 10. Stages
10.1 Conditions de réalisation • Nombre minimal et maximal requis. • Si le stage n’a pas atteint son nombre minimal de participant, il pourra être annulé sans contestation possible. Tout membre ayant payé sera intégralement remboursé. Exceptionnellement, un intervenant peut choisir, à sa discrétion, de maintenir le stage. • Les inscriptions sont prises par ordre d’arrivée de la demande au bureau via les moyens mis à disposition (site web, email, contact avec un membre). • Communication par mail/SMS pour confirmation, rappel, annulation ou annulation probable. 10.2 Tarification et matériel • Les tarifs sont variables selon la technique et l’intervenant, ils sont indiqués sur le site internet. Dans certains cas, des tarifs dégressifs peuvent être mis en place en fonction du nombre de membres inscrits. • Nous ne disposons pas de tarifs non membres (voir 1.2). • La liste du matériel est disponible sur la fiche du stage sur le site. En l'absence, elle peut être demandée par email à clubdesartistesdemontrabe@gmail.com. Les frais de participation d’un membre ne pouvant participer à un stage faute de matériel seront dû. • Exceptionnellement, le matériel peut être inclus au tarif (mention spécifique sur la fiche). 10.3 Repas Pour les stages : • Un micro-ondes est disponible. • Merci d’éviter : ◦ les plats nécessitant un long temps de chauffe ◦ les plats fortement odorants 10.4 Désistement Une inscription à un stage est un engagement, les membres sont invités à noter la date et respecter celui-ci. Un désistement peut être facturé, en particulier s’il fait passer le groupe sous le minimum après confirmation du stage, par respect pour : • les autres membres ayant acheté leur matériel • l’intervenant (ayant préparé sa séance) • l’organisation globale En cas de stage non réalisé par l’intervenant qui ne se serait pas présenté le jour J, le membre sera remboursé.
11. Gestion des enfants Dans le cas d’activités accueillant des mineurs, le club au travers de ses encadrants s’engagent à : • Assurer une surveillance constante des enfants pendant toute la durée de leur présence.
• Ne pas laisser les mineurs seuls dans le local, même quelques minutes.
• Les parents doivent venir récupérer leur enfant dans le local à l’heure prévue. Dans le cas où les parents ne récupéreraient pas leur enfant 15 minutes après la fin de la séance et sont injoignables, l’intervenant pourra contacter les services de police. En aucun cas l’intervenant ne sera autorisé à amener un enfant hors du lieu de la prestation ni laisser l’enfant seul. En cas de durée prolongée ou de répétition, le parent pourra être facturé afin de permettre un défraiement de l’intervenant équivalent au SMIC horaire. • Le Club met à disposition des fiches de renseignement à faire remplir (ou remplies) par les responsables légaux. Ces fiches permettent à l'intervenant(e) de savoir qui contacter en cas de problème et qui est autorisé à venir chercher l’enfant. En cas de doute sur une personne désirant récupérer un enfant, contacter le contact d’urgence. Le club décline toute responsabilité dans le cas où les informations nécessaires n’auraient étés transmises au club. • L’Intervenant(e) signale sans délai tout incident, accident ou comportement à risque au Club. • L’Intervenant(e) s’engage à adopter une attitude bienveillante, respectueuse et conforme aux règles de protection des mineurs. • L’intervenant s’engage à fournir un extrait de du casier judiciaire vierge, et s’il en dispose, ses diplômes liées à l’accompagnement d’enfant. 12. Salon des arts Le club organise chaque année un salon des arts. Un règlement spécifique est publié sur le site au moment des inscriptions. 13. Commissions Afin d’assister le bureau dans l’accomplissement de missions importantes, des commissions internes peuvent être créées et listées ci-dessous. Elles ne constituent pas des entités autonomes et restent soumises : • aux directives du président, qui peut exercer un droit de veto en tant que responsable légal de l’association ; • au pôle trésorerie, notamment concernant le respect des budgets alloués — les commissions ne disposent d’aucune autonomie financière. En outre, le pôle trésorerie pourra refuser de défrayer un achat non autorisé. Ces commissions ont pour vocation de soutenir l’activité du club et faciliter l’organisation des projets et événements. 13.1 Commission exposition Son rôle est d’assister le bureau dans l’organisation, la logistique et les permanences nécessaires pour le salon des arts annuel. Elle est constituée de membres volontaires en assemblée générale. Elle peut accueillir jusqu'à 15 membres. Tâches de la commission • Participation aux réunions d’organisation du salon • Définition du plan de salle • Logistique de préparation de la salle en amont de la réception des oeuvres • Réception des oeuvres • Permanences lors de l’exposition • Tenue du buffet lors du vernissage • Démontage de l’exposition et restitution des oeuvres 13.x Dissolution d’une commission En cas de désaccord majeur, d’un conflit interne, ou si une commission s’écarte des orientations fixées par le bureau ou compromet la bonne organisation d’un événement ou fait courir un risque à l'association : • le bureau peut décider de la suspendre ou de la dissoudre à tout moment ; • la dissolution est prononcée à la majorité du bureau, après avoir entendu les membres de la commission ; • les missions de la commission sont alors temporairement reprises directement par le bureau. Délais et continuité de la mission Si la dissolution intervient moins d’un mois avant la réalisation de la mission principale de la commission une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée, afin de redéfinir une nouvelle commission, ou si nécessaire, de procéder à la réorganisation du bureau. Cette disposition vise à garantir la continuité des événements majeurs du club, même en cas de restructuration interne et à en garantir la sécurité. 14. Données personnelles
14.1 Utilisation des données collectées
Nom, prénom, adresse : Fonctionnement - Non partagée Ville, année de naissance : Grille tarifaire - Partagée sous forme de statistiques mairie pour subvention Sexe : Inutilisée en interne - Partagée sous forme de statistiques mairie pour subvention Email : Infos activités, newsletters, convocations aux assemblées générales - Partage exceptionnel aux Intervenant Téléphone : Contact d’urgence - Partage aux Intervenant pour ateliers enfants (contact d’urgence) Responsable légal, autorisation enfant: Fonctionnement - Partage aux encadrant d’atelier concerné
Pour les paiements en ligne : HelloAsso est le seul à enregistrer les données bancaires, sa politique de gestion des données est disponible directement sur leur site internet. 14.2 Droit à l’image Le club peut prendre des photos lors : • d’ateliers (rarement) • de stages • du salon des arts • De tout autre évènements qu’il organise ou auquel il participe officiellement
Elles peuvent servir : • à communiquer auprès des membres • à promouvoir les activités • à illustrer un article (La Fount, presse…)
Le club s’efforce d’anonymiser les enfants ou de prendre des photos ne montrant pas distinctement leurs visages, sauf en cas de photo de foule. Pour les adultes : vous pouvez demander à ne pas apparaître ou à ce que votre œuvre ne soit pas visible dans la mesure du possible (plus complexe lors du salon).